• Главная
• Новое
• Популярное
• Карта сайта
• Поиск
• Контакты

Отражение операций на счетах и составление пробного баланса

Все хозяйственные операции записываются на соответствующие счета Главной книги (по дебету и по кредиту взаимосвязанных счетов). В американской практике широко распространены сложные проводки, связывающие несколько дебетов и несколько кредитов. Поскольку такие записи не дают достаточной информации о содержании хозяйственной операции, существует еще один учетный регистр - Журнал операций (General Journal). В этом Журнале отражается информация об операциях по мере их осуществления с подробным описанием сущности операции и корреспондирующих счетов. Каждая операция сначала записывается в Журнал операций, а затем переносится в Главную книгу. Процесс переноса (posting) информации из Журнала операций в Главную книгу состоит в следующем:

в Главной книге находится счет, задействованный по дебету операции, отраженной в Журнале операций (1);

в Журнал операций (в дебет) записывается дата операции (2), сумма (3) и ссылка на страницу Журнала операций (4), на которой отражена подробная информация об этой операции;

в Журнале операций в графе "Ссылка" записывается номер счета Главной книги (5), означающий, что операция перенесена в данный счет (такая ссылка называется перекрестной).

Затем таким же образом переносится информация для счета, задействованного по кредиту.

Рассмотрим процесс переноса информации из Журнала операций в Главную книгу (формы данных регистров не являются универсальными, а представляют собой возможный вариант). Операция по уплате арендной платы за октябрь в размере $1000 произошла 31 октября 20Х1 г. В операции задействованы счета "Расходы на аренду" (N 510) и "Денежные средства" (N 101). Операция записана на 25-й странице Журнала операций (табл. 4.1).

Форма учетных записей операций, принятая в США, отличается от российской. Проводка записывается следующим образом: счет, задействованный по дебету, и сумма по дебету пишутся левее на верхней строчке; счет, задействованный по кредиту, и сумма по кредиту пишутся правее на нижней строчке. Приведенная операция по оплате аренды будет записываться так:

10.31.2001 Расходы на аренду 1000

Денежные средства 1000

При наличии у предприятия небольшого количества разнородных операций для ведения учета достаточно двух этих регистров. Однако такая ситуация бывает крайне редко. Обычно предприятие совершает большое количество операций, многие из которых повторяются (например, продажи товаров в кредит, покупки товаров в кредит). Поэтому записывать их в Журнал операций и затем каждый раз переносить в Главную книгу неудобно. Для упрощения переноса и систематизации записей ведутся Специальные журналы (Special Journals) для каждой группы повторяющихся операций. В качестве примеров таких журналов можно привести Журнал продаж (Sales Journal), Журнал закупок (Purchase Journal), Журнал поступлений денежных средств (Cash Receipts Journal) и Журнал выплат денежных средств (Cash Payment Journal). В течение месяца операции записываются в эти Журналы, а в конце месяца только итоговые суммы переносятся в Главную книгу со ссылкой на соответствующий Журнал.

Кроме общей информации о сальдо счетов бывает необходима более детальная информация. Особенно это касается счетов дебиторов ("Счета к получению") и счетов кредиторов ("Счета к оплате"). Для отражения информации о каждом дебиторе и кредиторе на предприятии ведутся Вспомогательные книги (Subsidiary Ledgers), которые называют также Контрольными счетами (Controlling Accounts). Они аналогичны аналитическим счетам и имеют произвольную форму, которая должна обеспечить информацию о задолженности и ее погашении по каждому дебитору и кредитору. Перенос информации из Специальных журналов во Вспомогательные книги производится, как правило, ежедневно.

Таким образом, основными типами учетных регистров, которые ведутся американскими предприятиями, являются следующие:

Журнал операций (General Journal);

Главная книга (General Ledger);

Специальные журналы (Special Journals):

- Журнал продаж (Sales Journal),

- Журнал закупок (Purchase Journal),

- Журнал поступлений денежных средств (Cash Receipts Journal),

- Журнал выплат денежных средств (Cash Payment Journal);

Вспомогательные книги (Subsidiary Ledgers).

В конце каждого месяца (как правило) и на конец года (обязательно) составляется пробный (проверочный) баланс (Trail Balance) для сверки сальдо счетов на конец периода. Пробный баланс представляет собой таблицу, в которой перечислены все счета Главной книги и выведены сальдо по каждому счету (табл. 4.2).

Если суммы граф дебета и кредита равны, то теоретически это означает, что можно приступать к составлению отчетности (если не равны, тогда необходимо проверить сальдо счетов на предмет ошибок*(3). Однако отражение всех произведенных хозяйственных операций не означает, что все доходы и расходы, относящиеся к данному отчетному периоду, учтены. Поскольку составление отчетности базируется на принципах начисления, регистрации дохода и соответствия, необходимо правильно отнести доходы и расходы на соответствующие отчетные периоды.

Существуют доходы и расходы, которые относятся к данному отчетному периоду, но еще не были оплачены деньгами и не отражены в учете, а также доходы и расходы, которые оплачены деньгами, отражены в учете, но относятся к разным отчетным периодам и должны быть распределены между ними. Существование таких доходов и расходов требует выполнения корректирующих проводок (adjustment/adjusting entries) в конце отчетного периода (на последний день отчетного периода). Корректирующие проводки всегда связывают счет, относящийся к балансу, и счет, относящийся к отчету о прибылях и убытках.